Кадровый капитал Югры

Алгоритм создания эффективной презентации

05.08.2015

Сотрудникам автономного учреждения «Региональный институт управления» часто приходится выступать на семинарах, конференциях, мастер-классах и на других подобных мероприятиях. Как показывает практика, залог успешного выступления – наличие качественного визуального сопровождения.

В этой статье мы постарались обобщить наш опыт по подготовке выступлений и разработать алгоритм создания эффективной презентации.

1. Определение цели презентации.

На первом этапе необходимо определить назначение презентации, так как от этого зависит ее структура и информационное наполнение. Самыми распространенными целями создания презентации являются информационная цель (т. е. донести определенную информацию до слушателей) и мотивационная (убедить и побудить к действию).

Дополнительно требуется определить, в каком качестве будет использована презентация.

Возможен вариант, когда целевая аудитория изучает презентацию самостоятельно, без доклада выступающего. Следовательно, такая презентация должна быть самодостаточной и содержать всю необходимую информацию (или ссылки на нее).

Если же презентация – это «фон» для выступающего, то на слайдах должна отображаться только основная информация (концепция выступления), а также данные, которые трудно воспринимать на слух (статистика, термины и т. п.).

2. Определение целевой аудитории.

Содержание и оформление презентации в значительной степени завит от того, какой аудитории она будет представлена. Так, если планируется демонстрировать презентацию на официальном мероприятии, необходимо строгое минималистичное оформление, если речь идет о молодежной аудитории – используется демократичный стиль, интерактивные элементы в оформлении.

Важна и степень подготовленности аудитории: для людей, хорошо разбирающихся в теме доклада, излишним будет выводить на экран определения терминов, в то время как для малоподготовленных слушателей этот содержательный элемент будет актуален.

Более подробная информация об особенностях различных типов аудиторий представлена в курсе «Деловые коммуникации в профессиональной деятельности руководителя» (доступ к курсу открыт для участников проекта «Кадровый капитал Югры» до 10 августа).

3. Изучение места проведения и технических возможностей.

Перед подготовкой презентации желательно иметь представление о месте ее проведения и в первую очередь о том, имеются ли технические возможности для ее демонстрации.

Возможные проблемы:

- устаревшее программное обеспечение может некорректно отображать некоторые элементы презентации, созданной в более поздних версиях (для решения проблемы в Powr Point существует функция проверки на совместимость);

- недостаточно мощное программное обеспечение или отсутствие некоторых приложений может затруднить демонстрацию видеороликов, анимации или других мультимедийных элементов;

- яркий свет в помещении, например, в дневное время (в таком случае презентацию лучше готовить в контрастных или черно-белых цветах);

- недостаточно большой экран для демонстрации (следовательно, необходимо обратить внимание на размер шрифта);

4. Определение структуры.

Структура презентации должна соответствовать структуре доклада. При этом презентация должна содержать ту информацию, которая помогает аудитории уследить за главной идеей выступления и поддерживает общую логику.

Как правило, презентация состоит из:

титульного слайда, где указана тема и докладчик;

введения;

основной части;

заключения, где подводятся итоги и формулируются выводы;

заключительного слайда, где размещают слова благодарности за внимание, предлагают задать вопросы или указывают контакты докладчика.

5. Выбор дизайна.

Как уже было сказано выше, выбор оформления презентации зависит от многих факторов: цели презентации, формата мероприятия, целевой аудитории, технических возможностей.

При этом необходимо соблюдение единого стиля в оформлении. Для этого существуют стандартные Темы или Шаблоны во вкладке Дизайн, дополнительно можно скачать шаблон из Интернета или создать его самостоятельно.

В любом случае в презентации должны быть использованы:

- заголовки, оформленные в едином стиле;

- один набор сочетающихся цветов (в этом случае легко акцентировать внимание на важных элементах с помощью нестандартного цвета);

- фон и текст контрастных цветов;

- не более 2 видов шрифтов (их начертаний) и размеров;

- 1-2 вида анимированных переходов (если используется анимация).

6. Создание презентации.

После того как все факторы учтены, структура презентации определена, можно приступать к наполнению презентации информацией.

Принципы подбора и размещения информации:

-содержание слайда соответствует тому, что говорит выступающий, но не дублирует текст доклада;

- слайд может содержать дополнительную информацию, на которую ссылается докладчик;

- слайд не перегружен текстом, рекомендуемое количество строк на слайде – не более 6, представленная информация лаконична, легко читаема, проста для понимания;

- данные выстроены логично, представлены наглядно (в виде схем, рисунков);

- на слайд обязательно выносятся цифры, сложные названия, термины, – то, что трудно воспринимается на слух.

Наполнение слайда.

Слайд должен представлять информацию кратко, емко и наглядно.

В первую очередь необходимо определить заголовок слайда, он должен привлекать внимание аудитории и полностью соответствовать содержанию слайда.

Краткий и простой заголовок легче воспринимается, тоже характерно и для основного текста.

Данные, представляющие особую ценность, следует помещать в верхней части слайда или центре, а также акцентировать на них внимание визуальными средствами.

Рассмотрим несколько примеров.

Даже при беглом просмотре следующего слайда, в сознании аудитории зафиксируется связь: «цель обучения - компетенции».

На описанном принципе создаются и рекламные плакаты.

            

В приведенном примере первое, на что человек обращает внимание – это выделенная информация в центре листа (фразы: суперакция, скидка 80 %), затем – на верхнюю часть (в поисках ответа на вопросы Кто? Что? Почему?) и в последнюю очередь - изучает подробности в нижней части изображения.

Рассмотрим пример инфографики.

       

Именно за счет оформления цифры 50, 80 и 30 привлекают внимание на левом изображении.

На правом, независимо от знания языка, обращает на себя внимание слово STAY.

Использование иллюстраций.

Для того чтобы аудитория быстрее схватывала основную идею и лучше запоминала представленную информацию, необходимо использовать иллюстрации-образы. Визуальные образы должны быть не только простыми и понятными, но в то же время и интересными, гармоничными.

Примеры:

     

Если иллюстрацию планируется использовать в качестве фона, следует оценить степень читаемости текста, размещенного поверх изображения.

Также важно чтобы используемое изображение имело достаточное разрешение (качество):

  

В заключение следует отметить, что создание презентации – процесс творческий, следовательно, абсолютно точного рецепта для создания успешных презентаций не существует, как нет и строгих правил.


Подборка материалов для создания презентаций






Возврат к списку