Кадровый капитал Югры

Как научиться управлять деловыми контактами

25.09.2015
От умения искать и устанавливать нужные связи зависят и финансовое благополучие компании, и карьера сотрудника. Управлять контактами можно так, чтобы тратить на это минимум времени и извлекать максимум пользы.

Навык делового общения можно тренировать, как и любой другой - чем больше практики, тем лучше результат. Разберем ключевые правила и принципы формирования и управления деловыми контактами.

Как начать деловое общение

Знакомство. В зависимости от привычек и характера человек следует различным моделям поведения. Одни сами инициируют общение, другие ждут, пока с ними заговорят, а третьи могут всеми способами избегать новых контактов. Людям, относящимся к последнему типу, нужно выработать привычку разговаривать с незнакомцами в любой обстановке: в транспорте, пробке, на конференции, в самолете. Например, начните с того, что возьмите за правило приносить не менее семи визиток с каждого посещенного мероприятия. Если подойти к незнакомому человеку трудно, можно, например, приходить на мероприятие заранее - будет больше одиночек в поисках общения, таких же как и вы, и почти каждый будет рад и благодарен предложению побеседовать.

Дайте возможность другим людям познакомиться с вами, продемонстрируйте свою готовность к общению. Если это официальное мероприятие, можно попросить список участников, чтобы сориентироваться и понять, с кем хотелось бы пообщаться.

Первая беседа. Начать разговор несложно. Если это деловой семинар, достаточно просто подойти, представиться и вручить визитку.

Кстати, каких-либо строгих правил очередности подачи визиток нет: не важно, кто первым передаст ее собеседнику. Получив визитку, стоит поблагодарить и произнести вслух имя и должность человека. Обращайтесь с визиткой своего собеседника бережно, допускается делать пометки на ней о деталях встречи. Естественно, не стоит забывать о переносе информации о новых деловых знакомствах в свою базу контактов.

После можно кратко рассказать, где работаете и чем занимаетесь. Спросите у собеседника, чем занимается он. Если мероприятие менее формальное, можно улыбнуться, сделать комплимент или ненавязчивый комментарий относительно происходящего, задать вопрос, предложить свою помощь или, наоборот, попросить о помощи.

Ведите себя с достоинством. Будьте искренни и открыты, используйте язык жестов, чтобы расположить собеседника и настроиться на его волну. Чем более информации о себе вы сообщаете, тем выше к вам доверие.

Общение должно быть приятным и ненавязчивым, поэтому посвятите вашу первую беседу установлению личного контакта, постарайтесь воздержаться от обсуждения дел. Можно задавать вопросы об интересах и сфере деятельности вашего партнера, но не превращайте ваш разговор в углубленное интервью. Кроме того, воздержитесь от лишних разговоров о себе. Также не стоит касаться религии, политики, проблем со здоровьем, стоимости вещей, ошибок других людей, возраста человека, личной жизни.

Общее правило хорошего тона при общении с собеседником на мероприятии - никогда не отнимайте у него много времени, будьте вежливы, культурны, общительны, интересны, говорите на легкие темы. Если вы заметили, что собеседник уклоняется от разговора, постарайтесь тактично сменить тему беседы. Если же ваш партнер не настроен на непринужденную беседу, не обременяйте его долго разговорами - пусть ваше общение будет коротким, но приятным.

Как поддерживать установленные контакты

Используйте возможность напомнить о себе, выразив благодарность в электронном письме. Делать это нужно практически всегда, иначе ранее в беседе вы попросту потеряли время. В коротком письме можно написать о том, как вам было приятно пообщаться с таким интересным человеком, упомяните некоторые детали вашего разговора, которые вас заинтересовали, сделайте комплимент собеседнику, оставьте свои контакты, еще раз сообщив, чем вы можете быть полезны.

При случае можно закрепить знакомство, пригласив человека на чашку кофе, бизнес-завтрак или ланч, вечеринку, деловое мероприятие или конференцию - в зависимости от того, какой формат будет наиболее уместен. В особых случаях это может быть приглашение на домашний ужин или корпоративное мероприятие.

Возможности интернета и соцсетей позволяют поддерживать контакт как с уже знакомым кругом лиц, так и расширить его, - блоги, собственный сайт, тематические форумы и порталы, онлайн-конференции, статьи на профессиональные темы в сетевых и печатных изданиях.

Как избегать ненужных контактов

С увеличением базы контактов, а также учитывая занятость главбуха, необходимо также учиться избегать лишних, ненужных контактов и экономить время. Например, если у вас не готово деловое предложение, возможно, рано устанавливать общение с нужным человеком.

Получив приглашение на встречу, которая не сулит выгод, стоит тактично отказаться. На какие-то мероприятия можно отправить своего заместителя, другую часть встреч заменить беседой по телефону или skype.

Постарайтесь группировать некоторые встречи, иногда мероприятие с участием сразу нескольких партнеров приносит больше пользы, чем индивидуальные беседы с каждым из них.

Как отказать собеседнику

В процессе поиска новых деловых контактов иногда приходится отказывать собеседнику. Чтобы сделать это тактично, не обидев человека, можно, например, отвечать «возможно, не сегодня», «скорее всего, не получится», «это маловероятно». Собеседник понимает, что ему отказывают, но при этом он сохраняет лицо. Или объяснить причину. К примеру, «мы не можем этого сделать, потому что…». Причина может быть почти любой - от занятости до отсутствия ресурсов, компетенций или возможностей. Аргументируя, вы даете человеку понять, что причина отказа не в нем, а в вас, даже если это фактически не так. Главное, что не возникает конфронтации.

Любой отказ предваряйте фразой о сочувствии ситуации партнера: «я сочувствую вашей проблеме, но, к сожалению, ничем не могу помочь», «мне очень жаль, что я не могу быть полезен» и т. д.

Если ваш собеседник не понимает косвенного, мотивированного, альтернативного и просто вежливого отказа, поможет только четкое и конкретное «нет», произнесенное при необходимости несколько раз. Отказ есть отказ, как бы мы ни старались подсластить его. Возможно, ваше конкретное «нет» сэкономит человеку время и нервы.




Возврат к списку